【MarketTrend】实施数据管理策略提升业务竞争优势

作者：Veritas 香港及台湾区董事总经理郭显达

IT 环境日趋复杂，机构 IT 主管的当务之急，是及早妥善管理不断增长的数据储存量，并从中发掘可观的商业价值。Veritas 早前发表的《数据基因指数》（Data Genomics Index）指出，档案级别的数据于过去七年间的年增长为 39%，随之增加数据储存及管理的压力。目前许多本地机构只着眼于升级硬件，增加储存容量作应对之策，却甚少制定全面的策略，审视数据本身的商业价值。

近半储存数据无人知晓
报告亦指出，有 41% 档案属于至少三年来无人知晓的陈旧数据（Stale Data），当中 12% 更于过去七年内未曾开启。换言之，机构每 10PB 的数据中，有 95 亿个档案已闲置了超过三年，而且每年更需要动辄 2,050 万美元去管理。

同时，值得大家注意的是，平均达 20% 的陈旧数据属但内容丰富的档案，例如简报、文件、试算表和文字档案等等，当中所占整体的储存容量比例较高，亦是机构值得关注的地方。另外，孤儿数据（Orphan Data）亦为机构带来庞大储存负担。这类数据亦属内容丰富的档案类型，尽管只占所有档案数目的 1.6%，惟所占的整体储存空间却达 5.1%，平均档案大小亦较一般档案所多出 222%。

报告又认为，对于这些内容丰富的档案，如采用档案系统进行归档，可望减省 50% 或以上的储存成本，带来可观的业务机遇之余，亦能提升逾 200 万美元的成本效益。

85% 的数据属“暗数据”
Veritas 另一份 Global Databerg Survey 报告亦指出，仅 15% 的整体储存数据具商业价值，其余 85% 则被视为“冗余、过时或琐碎（ROT）”或“暗数据”（Dark Data）。机构若对这类数据置之不理，预计到 2020 年，所花的管理成本，将累计达至 3.3 兆美元。

机构的数据储存量不断增加的原因有三：

第一，IT 主管往往只从如何管理数据量方面着眼去制定 IT 策略，而非如何发掘个中的商业价值；

其次，云端应用及储存方案以“免费”的储存空间提供，广受采用；

第三，雇员无视机构的数据政策，利用机构所提供的储存空间作个人用途，储存包括个人身份文件、图片、法律文件、音乐、视频及游戏等的非结构化数据，最终令机构的储存成本超出预算，并带来业务风险。

物色数据管理人才 尤关重要
有见及此，机构必须及早制定全面而有效的数据管理及保护策略。很多香港的机构正积极寻找方法，有效管理及保护他们的数据。尽管香港面对各项经济不明朗的因素，Gartner 预计香港机构今年在软件上的支出将会增加 7.3%。另一方面，机构亦明白到数据管理和相关人才培训的重要性，不少机构开始仿效海外机构的管理模式，设立数据总监（Chief Data Officer，CDO）或数据科学家（Data scientist）等职位，专门负责管理、整合、分析及保护机构数据，推动业务发展。

以下三项建议，相信有助推动本港的机构进一步提升对数据的管理及控制，甚至用来优化业务并提升营运效率。

1. 提高数据透明度 （Gain Visibility）

能够从本身所储存的数据中，识别出哪些属于暗数据及其所带来的潜在业务风险，并进一步发掘个中价值。由于传统 Office 格式数据的储存比例较高，占整体陈旧数据储存量的 20%，机构可以先由此着手，并将之进行分类及归档。这方法可为机构每年节省大约 200 万美元的储存成本。另一方面，孤儿数据往往包括知识产权资料，信用卡资料，个人身份资料和客户资料等敏感资讯，IT 主管亦应及早了解所蕴含的风险，并实施有效的数据管理。

2. 制定数据分类策略 （Take Action）

透过归档、分类和删除“冗余、弃置或琐碎（ROT）”的数据后，机构便能作出更好的商业决策。纵使机构在推动数据分类政策的过程中，包括为用户数据建立、实施和执行档案分类，面对重重困难，他们仍须努力执行政策，以符合法规及减低管理风险。透过档案分类，了解数据分类的基本特性，IT 主管能更容易找出重要资讯的所在位置。面对庞大的陈旧数据，以及多项管理数据的可行方案，机构必须因应各项业务的重要性，作出明智的数据管理决策。

3. 制定数据管理及保护方案 （Assume Control）

鼓励雇员遵守机构数据政策，同时亦应定期进行员工培训，确保他们切实了解机构的数据政策。

透过一系列完善的资讯管理解决方案，机构便能够在简易，可扩展、具弹性及有远见的数据保护策略下，拓展数码化业务，提升业务竞争力。