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【系统输出零经验的中荣IT,如何做到每月上线1家HIS】全台荣总12分院大升级,3大成功关键作法深度剖析(上)

发布于2021-02-23 07:50:27

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荣总

前年2月29日,一个寻常的周六晚间11点,却是台中荣总嘉义分院最紧张的时刻。大伙在诊间和资讯室忙进忙出,不只守着电脑屏幕,也紧盯墙上时钟。甚至,院内还挤满了来自台中荣总总院的IT团队,以及医资学会的专家顾问。

大家屏息以待,当墙上时钟切换至00:00的瞬间,嘉义分院门诊、急诊、住院系统也瞬间切换面貌,由医资学会顾问担任的第1号急诊病例更随之展开,成为新系统正式上线的第一道考验。“这是台中荣总医疗资讯系统,第一次出现在其他分院的历史性时刻,”前台中荣总院长许惠恒说。

这就是酝酿多年的荣总体系医院医疗资讯系统(HIS)整合计划第一枪。这一响,其他分院紧跟在后,更在2020年,以1个月上线1家分院的速度,刷新台湾医界IT改造纪录。

退辅会下令整合分院HIS,分2期导入系统

但为何台中荣总HIS,必须出现在其他分院?

因为,“一直以来,荣总HIS的发展,是三家总院(台北荣总、台中荣总、高雄荣总)和12家分院依各自医疗需求独自发展。”台北荣总新竹分院院长彭家勋指出,虽然12家荣分院起初都在相同的IT架构下发展,但多年后开始遭遇瓶颈,影响临床医疗运作、阻碍医院未来发展,因此急需12家分院的IT改造和升级。

于是2012年,退辅会开始评估分院HIS与总院整合的可能。他们想出3种解决方案,第一是各分院采用所属总院的HIS,比如高雄荣总屏东分院采用高雄荣总HIS,台中荣总嘉义分院采用台中荣总HIS。第二是委外统一开发新版本,第三是选一套总院系统,瘦身导入至各分院使用。

他们也评估3家总院HIS后,最后选择第三种作法,相中已舍弃大型主机、拥抱开放式系统的台中荣总HIS,作为导入样板。2016年,退辅会便正式发起荣总分院IT整合计划,分两期进行,每期3年。

第一期目标是将台中荣总的核心HIS导入北、中、南分院,包括门诊、急诊、住院系统等。第二期是要将台中荣总非核心HIS,一并导入全台分院。

先导近50支大系统,再导9支非核心系统

第一期导入的核心HIS,涵盖医院6大重点业务,包括医事单位作业、医务行政、护理照护、医疗支援、病患账务,以及临床业务。

更具体来说,医事单位作业的HIS是指协助单位工作的系统,像是放射线部IT系统、药剂部IT系统、麻醉科IT系统、血库管理系统等。

而医务行政系统则是指协助病人就医的必备工具,如出入转院系统、挂号预约系统、病床管理系统、病历管理等。而护理照护系统,就是护理人员工作必用的工具,像是护理纪录系统、病患分类、医嘱执行等系统。

再来,医疗支援是用来辅助医疗流程的系统,像是院内感染追踪、手术室、恢复室和加护中心系统,或是医师排班表、病人膳食管理等系统。而病患账务就是管账系统,诸如门急住诊收费、医疗费用申报、欠款追踪作业等都包含在内。

这些系统,最终都是用来支援临床作业。临床作业是与患者最关键的医病系统,包括各种检验检查系统、治疗处置系统、肿瘤治疗、手术排程等医嘱和报告操作系统,就连中医、门急住诊作业都归在其中。

这些加起来近50大类的系统,再加上相关周边系统,就是第一期中荣导入全台分院的核心HIS。

而第二期要导入的非核心HIS,相较之下少很多,总共有9大类,包括药品管理系统、病历量审系统、病历质审系统、电子病历管理系统、会计系统、出纳系统、采购系统、库存管理系统、安养管理资讯系统介接整合等。

这次全台12家荣总分院导入台中荣总HIS计划中,第一阶段所导入的核心HIS涵盖6大医疗业务,像是医事单位作业、医务行政、医疗支援、临床业务等,只有周边系统PACS维持原分院的系统。(图片来源/台中荣总)

1个工作小组、1个执行小组,推动12家分院导入工作

规划出两期的导入范围后,荣总分院HIS整合计划就进入准备阶段。

首先是要建立导入组织架构。这项全台12家分院HIS整合大工程,有两大核心推手,一是退辅会设置的整合计划工作小组,由技术组和业务组组成,负责督导导入工作。

另一大推手则是台中荣总的执行小组,一样有技术组和业务组,分别由资讯室主任和医企室主任担任组长,来制定导入工作细节。而且不只有中荣IT,3家总院和12家分院的资讯室主任都加入了技术组,共责规划导入分院的行政管理、整合流程、编码等事宜。

而业务组成员除了3家总院IT代表,还有12家分院的医企室、人事室和主计室代表,来负责12家导入分院的IT系统、设备、数据库、网络、人力调度和安排等事宜。

他们一起为分院导入工作制定了两大指引,也就是导入上线工作计划表和导入上线工作小组分组,一个订定分阶段的截止日,从上线日倒数天数来排程,规划出分院该完成的准备工作项目,另一是强化分院主导角色,让分院动员全院、自组5大工作分组,来完成导入准备工作。

关键原则1:贯彻同一套程式码的精神

不过,从来没有输出过HIS系统的台中荣总,要如何执行这次全台大导入的任务?

“一个准则是以台中荣总HIS现行制度、编码和流程为基础,请分院遵照配合,”台中荣总资讯室主任赖来勋说。实际导入时,台中荣总先到分院展示自家HIS,让分院检视系统功能和流程,再由台中荣总业务组与分院讨论需求差异,来调整程式,最后才在分院上线。

这么做的关键目的,就是要维持同一套程式码。不过,贯彻同一套程式码的精神,并非台中荣总原创,而是受到先行者的经验启发。

“台中荣总从未有过系统输出的经验,团队接下导入任务时,都非常忐忑!”赖来勋坦言。他们且战且走,为制定完整的导入工作,也请教了不少整合HIS的先行者们,其中之一就是台大医院。

从台大医院学到的最重要一课,就是总分院尽量使用同一套程式码,“如此才有可维护性,否则12家分院走12条路,很难走下去,”赖来勋说。

关键原则2:流程汰换和编码整合一次到位

台中荣总HIS导入计划的原则,不只受到台大医院的启发。他们也请教了彰基和中国附医,并且从两位先行者的经验中,奠定出这次导入计划的“统一流程、编码”准则。

赖来勋解释,过去,彰基和中国附医在整合分院HIS时,可强势要求分院完全舍弃旧系统,甚至是改变旧有流程、编码,来配合总院IT系统,维持系统流程的一致性。

因此,台中荣总借镜这一点,决定以自家HIS、流程和编码为基础,要求分院舍弃原作法来配合,而且要一次就完成系统汰换。也就是“用一夜的时间,一次将所有旧系统换新,而非一个个系统或功能分批汰换,”他说。

关键原则3:分院自己主导,总院提供指引和支援

台中荣总HIS导入计划还有另一个关键设计,就是让各分院主导自己的导入工作。这个精神,是来自花莲慈济医院的整合经验。赖来勋指出,花莲慈济医院在整合分院HIS时,采取分院主导策略,而非总院掌握大权、分院全然被动接受。

也因此,台中荣总秉持分院主导原则,为了让分院肩负导入责任,还设计出分院专属的导入上线工作小组。他们将这个小组分为5个分组,包括负责编码和设定档盘点测试的小组、计价收费申报盘点测试小组、整合测试小组、系统上线小组,以及情绪安抚小组。

同时,他们也界定出这些小组的负责人角色和职掌,比如,第一组就由药剂科主任担任组长,其余则是医企室主任、护理部主任、资讯推动小组执行秘书(或资讯室主任)、社工室主任等来担任组长。

在职掌部分,第一组负责盘点院内代码,如计价码、检验码、物料码、药品码、收费码、手术码、卫材码等和作业流程,并且在新系统中测试代码,确保作业流程正确。特别的是第五组──情绪安抚小组,他们负责系统上线时,病人和家属、院内员工的情绪安抚,必要时得处理对外新闻。

 荣总全台12家分院HIS大升级时程表 

 2012年  退辅会台北荣总、台中荣总、高雄荣总3家荣总垂直整合所属分院

 2016年1月   退辅会颁布荣民医疗体系资讯整合纲要

 2016年9月  国发会核定12所荣总分院导入中荣HIS计划、退辅会成立导入工作小组;台中荣总拟订分院导入计划

 2016年10月  台中荣总成立导入执行小组

 2016年10月  展开近程阶段,目标:导入中荣核心HIS至荣总分院,完成先导上线、上线评估、扩大上线等阶段

 2017年-2018年  请教台大医院、中国附医、彰基、慈济医院;需求访谈、系统功能展示

 2018年8月  退辅会工作小组会议:提报个别分院导入系统作业规划

 2018年11月  先导分院中荣嘉义分院展开导入准备工作

 2019年3月  中荣嘉义分院核心HIS上线,次月开始申报

 2019年7月  中荣埔里分院核心HIS上线,次月开始申报

 2019年8月  北荣新竹分院核心HIS上线,次月开始申报

 2019年8月-11月  依上线分院经验修改程式,新增上线前评估指标、准备工作报告

 2019年9月  展开中程阶段,目标:完成核心HIS全面上线阶段、导入中荣非核心HIS至全台12家分院

 2019年12月  高荣台南分院核心HIS上线,次月开始申报

 2020年2月  国发会核定12所荣总分院导入中荣HIS计划修订版本

 2020年3月  中荣湾桥分院核心HIS上线,次月开始申报;埔里分院非核心HIS(药品管理)上线

 2020年4月  高荣屏东分院核心HIS上线,次月开始申报

 2020年5月  北荣凤林分院核心HIS上线,次月开始申报;北荣新竹分院非核心HIS(药品管理)上线

 2020年6月  北荣员山分院核心HIS上线,次月开始申报

 2020年7月  北荣台东分院核心HIS上线,次月开始申报

 2020年8月  北荣苏澳分院核心HIS上线,次月开始申报

 2020年9月  高荣屏东分院非核心HIS(药品管理)上线

 2020年10月  北荣玉里分院上线,次月开始申报

 2020年11月  北荣桃园分院上线,次月开始申报;北荣凤林分院、高荣台南分院非核心HIS(药品管理)上线

 2020年12月  北荣员山分院、北荣苏澳分院非核心HIS(药品管理)上线

 2021年3月  北荣台东分院、北荣玉里分院非核心HIS(药品管理)上线

 2021年4月  中荣嘉义分院、中荣湾桥分院非核心HIS(药品管理)上线

 2021年5月  北荣桃园分院非核心HIS(药品管理)上线

 2022年9月  完成12家分院所有非核心HIS导入作业

资料来源:台中荣总,iThome,2021年2月

文章下半部报导在这里:全台荣总12分院大升级,3大成功关键作法深度剖析

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