可用手机签名、自订签署人次序AdobeSign与Office365整合功能

随着办公室“无纸化”愈趋流行，愈来愈多企业开始采用 E-Sign 电子签署方案，一来省却打印文件、把文件送给客户 / 合作伙伴所需的时间成本，加快整个流程，二来更方便追踪签名记录、保存已签署的文件。对于银行、通讯、网购、零售界等面向消费者的行业，电子签署因为节省了客人到访店铺的时间，只需用手机签名便可，所以更吸引客户迅速签署文件。这样亦为客户提供更佳的服务体验，有助提升公司专业形象。

讲到在电子文件上签名，相信最为人熟悉、大家见得最多的就是 Adobe Acrobat 的 PDF 签署功能吧？其实 Adobe Document Cloud 具备一个较完善的电子签署系统，名为 Adobe Sign，可让用户一站式管理签署档案，用该功能签署亦有法律效用，适逢 Adobe Acrobat 推出 25 周年，Adobe Sign 也有一些重要更新。

Adobe 香港及台湾区数码媒体总经理陈育明（左），与 Adobe 香港及台湾区高级数码媒体技术工程顾问黄耀兴（右），于记者会上介绍 Adobe Sign 和 Adobe Scan 功能。

与 Microsoft 云端服务整合

现在不少企业都实行云端化，讲求随时随地都能于线上观看编辑文件，员工都习惯把文件放在 Microsoft Office 365 、 SharePoint 、OneDrive 等应用。因此 Adobe 就与 Microsoft 合作，把 Adobe Sign 功能整合于 Microsoft 云端服务中，让用户毋需跳出 Office 365 界面，另外再开启 Adobe Acrobat 那么麻烦，只需在 Office 365 网页就能直接编辑、签署档案。例如大家可在网页版 Office 365 勾选一个 Word 及一个 Excel 档，直接在该界面的上方按“Combine Files by Adobe”，那就会结合成 PDF 档，然后你可以把页数调前调后、旋转页面、编辑字句等，一切都能在 Office 365 网页中完成，PDF 档亦会自动存于 Office 365 同一资料夹中。

可直接在 Microsoft Office 365 / SharePoint 等界面中使用 Adobe Acrobat 功能，如把两份档案结合成一份 PDF。

亦可直接在 Microsoft 云端服务界面中使用 Adobe Sign 功能。

设定签署次序

至于 Adobe Sign 方面，亦是可于 Office 365 / Word Online / SharePoint 之类界面直接按“ Adobe Sign ”，设定各人签署位置、需要自行填写的空格、上传公司印章 / 身份证图片的位置、标注必填栏目，并把文件传送给他人签署。你可设定每位批核者的签署次序，例如先由部门经理签署，待他签完才自动发给老板签；或者不分先后次序，可让数个人“同时”签署同一份文件，而他们可位于不同国家地方，这些都是纸本签署不能做到的优势。输入各人的电邮地址，就会发送文件给签署人，他们只需在电邮按进连结，就能在手机、平板、电脑签名，不必下载任何应用程序或软件。

可设定谁先签署，并输入他们的电邮地址。

签署人就会收到邮件通知，按进连结即可签署。

示范用 iPhone 在 PDF 文件中输入名字。

可以手画签名，用文字输入名字作签署，或者上载签名图片。当然发送人亦可限定用哪个签名方式。

核实签署人身份

签署好后，系统就会把已签署的 PDF 文件发给双方作记录，并储存于 Adobe Document Cloud 云端服务器中。另外文件发送人亦会收到一份具法律效用的 Audit Trail 报告，显示文件何时已发送至签署人的 E-Mail 、各人何时签署等等关于文件的历史记录。不过又如何确实电子文件签署人的身份呢？其实大家在发送文件给人签名之前，可以设定对方需用 Facebook 登入，或者输入手机 SMS 收到的 6 位数字 OTP（ One Time Password / 一次性密码），那就能确定对方是你设定的签署人了。

有 Audit Trail 显示文件的签署记录

在收件人认证方法中选择“ Social ”，代表对方需登入 Facebook 等社交网站才能签署，而“ Phone ”则代表对方要输入 SMS 密码方可签署，亦可要求对方输入之前双方协议好的密码。

具备法律效力

Adobe Sign 符合最严苛的产业规范和政府规章如 FedRAMP Tailored ，以及各式各样的法规要求，包括欧盟通用资料保护法规（ GDPR ）等，因此它可确保文件的真确性。用此功能去签署，在香港与其他国家均具备法律效用，可用作呈堂证供，与纸本签署无异。所以目前香港已有不少银行和 NGO 等机构采用 Adobe Sign 服务，用来签署销售订单、合作伙伴合约、员工入职合约。全球而言，已有过半数 Fortune 100 的大型企业使用 Adobe Sign 服务，最近 12 个月亦有超过 80 亿宗交易透过 Adobe Sign 签署，看来电子签署的发展势必愈趋蓬勃。