武汉肺炎从年前爆发迄今,打乱许多企业的业务与差旅计划,台湾虽然只有十个确诊病例,但从中央防疫指挥中心年节前的全天候待命,到开工后的口罩之乱等,也都在在凸显出,抗疫防疫的确不是一件容易的事情。
从1月30日台湾许多企业正式开工后,从资讯到业务单位都为了因应武汉肺炎展开许多应变措施,iThome也于最短的时间内,针对全台湾二千规模的大型企业,进行“武汉肺炎因应措施”的紧急问卷调查,在两天(2/2-2/3)回收了116家企业的有效样本。
台湾BSI首席运营官谢君豪针对此一问卷调查进行分析指出,台湾企业平时已完成的IT对策,包括八成以上企业都已经做到“关键系统和资料备份”等,显见IT部门对于IT系统以及资料备份等营运持续对策落实度很高。
但相对于“正在进行中”的IT对策,都比较偏向“业务面”的营运持续措施来看,目前只有32.8%的企业已经做到“营运持续计划(BCP)纳入传染病冲击对策”。谢君豪分析指出,换句话说,仍有六成七的企业,面对这次传染病的营运冲击,没有任何营运持续计划的备案。
但他也说,要从企业营运持续管理(BCM)的角度来看,IT部门顶多只能完善并落实IT系统层次相关的营运持续计划,真正对业务面带来冲击的营运持续计划,仍有赖公司的高阶主管支持,才可能真正落实。
8成企业完成关键系统和资料备份,7成企业BCP没有考量传染病对策
这一次的“因应武汉肺炎疫情的IT对策”问卷调查中,从疾管署在2011年修订的机关企业因应流感大流行营运持续指引中,整理出23项IT对策作为问卷选项,也针对企业“平时已完成”、“正在进行/执行”、“计划中还没执行”和“不需要或不知道”等四个层次,做为企业的自我评量的标准。
从116家企业的问卷调查来看,平时已完成的项目中,超过八成企业,平日已经落实“关键系统和资料备份”(81.6%);超过七成企业已做到“关键系统备援机制”(71.9%)和“灾难备援和复原演练”(70.4%);更有超过六成企业“建立IT的职务代理机制”(69.9%)、“重新确认受灾时,关键系统可正常运作”(67.8%)和“建立IT单一服务窗口”(65.8%)。
谢君豪认为,企业IT部门对相关系统与资料备援已经很有经验,“这些对策早就落实在IT部门的平日工作项目中。”他说。另外,过半企业也“建立远距工作机制,含远端桌面与云端协同”(58.3%)和“建立即时通讯机制”(50.4%)。
谢君豪认为,随着云端科技的普遍和各种即时通讯工具的普及,许多IT部门平时若多采用云端或是Web服务,面对这一次的疫情爆发,往往有余力提供企业所需的各种远距工作环境,并且借由事先已经落实的紧急通讯联系的机制,确保企业内部的政策沟通无误。
但是,若进一步观察IT部门“平时已完成”的IT对策中,只有3成企业“营运持续计划(BCP)纳入传染病冲击对策”(32.8%),谢君豪指出,有将近七成企业,即便平时有撰写营运持续计划,但在对应的情境中,并没有纳入传染病可能对企业带来冲击的情境,这也可见,多数企业对于传染病防治相对缺乏警觉性。
从2002年的SARS,到2005年的禽流感,或者是2009年H1N1新流感,或许因为每一次的传染病流行都有很长的时间间隔,今年武汉肺炎距离上一次H1N1新流感,迄今甚至超过十年时间,也让许多企业无形之中,淡忘了传染病对企业营运持续带来的重大冲击。
涉及业务层面的IT对策难事先完成,企业紧急进行中
万事莫如防疫急!许多企业正式开工后,也都陆续针对武汉肺炎的防疫做相关因应。根据此次调查显示,有超过四成以上的企业,正在进行包括:“建立员工健康监测和追踪机制”(48.7%)、“建立疫情专责应变小组”(47.8%)、“建立员工差与的疫情风险控管机制”(47.8%)、“建立疫情接触者的管理和追踪机制”(43.5%),以及“建立疫情风险和业务冲击盘点”(41.7%)等IT对策。
另外也有三成企业,正积极“建立即时通讯机制”(33.6%)、“营运持续计划(BCP)纳入传染病冲击对策”(32.8%)和“确保关键人物的联系管道畅通”(32.2%)。
谢君豪表示,从这些前八大正在进行中的IT对策可以发现,除了建立即时通讯机制是IT部门原先的职掌外,多数的IT对策都涉及业务层面的决策,并不是IT部门本身可以做决定的项目。
从这个调查结果也可以清楚发现,他说:“企业在落实营运持续管理(BCM)或制定营运持续计划(BCP)时,绝对不只是IT部门的责任,公司管理阶层和业务单位如果没有参与并投入,整个营运持续管理是无法真正到位的。”
至于,其他想做还没做的十大IT对策中,排名前五名的项目包括:“完成临时办公室的IT环境准备”(27.8%)、“IT也建立弹性工时机制,如停班或轮班工作”(24.4%)、“建立供应商受灾情报”(21.7%)、“启用备援机房”(20/9%)和“进行疫情风险和业务冲击盘点”(20.9%)。而排名第六名的“营运持续计划(BCP)纳入传染病冲击对策”则列在20.7%企业的待办事项清单中。
谢君豪认为,这些项目中,像是排名第一名的“完成临时办公室的IT环境准备”,“IT建立弹性工时制度”或是“启用备援机房”等,看似要执行IT部门的系统复原任务,但实际上,这些IT服务的启用,最终的目的却是为了做到异地办公室可以顺利业务复原的前置作业。
如同谢君豪所言,要从企业营运持续来看企业防疫的IT对策时,单从IT复原或是业务复原的层面来看都是不足够的,管理阶层、业务部门和IT部门都必须分工合作,从公司营运持续的角度来执行相关的IT或业务复原工作,才能真正达到企业营运持续的目标。
此外,相较前面只有三成企业,已经将传染病对企业营运持续的冲击纳入该公司的营运持续计划中,从调查中则可以发现,仍有二成企业,目前还无力将传染病对企业营运带来的冲击,纳入营运持续计划中。
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