【软件新创抗疫实例：优拓资讯】全员远端工作彻底避险，但得更讲究即时沟通和例会互动的细节

仅20名员工的小型软件企业如何面对传染病疫情？以Chatbot服务崛起的AI新创优拓资讯，从年后开工的第一天起，全体员工就完全透过远端工作的形式来上班，优拓资讯共同创办人、同时也是台大电机系教授黄钟扬指出，这是为了减少员工暴露在公共场所，或聚集在办公室内交叉感染的风险。

能在短时间内做到这一点，除了企业本身所有资料均储存于公有云，且打卡、请假都用Slack，优拓资讯的主要干部也临时研拟了一套管理方法，来确保所有员工都能自主完成每日进度，以及维持与面对面工作无异的沟通效率。

黄钟扬在脸书上分享这套管理方法，优拓本来是提供纯软件Chatbot服务，所有资料都储存在公有云，或像程式码则存在GitHub，再加上，平时就有一套允许员工暂离办公室的管理机制，所以，他解释，全员远距工作的难度不大，但改采长期远距工作的关键差异是，即时沟通与每天例会（Stand-up Meeting）的形式需要调整。

首先在即时沟通方面，一般来说，员工在公司内需要讨论，直接面对面沟通即可，若碰巧遇到对方暂离公司，也可以先做其他事情，等对方回来再讨论，因为在同一个空间内可以确实掌握对方动向。不过在远端工作之后，所有的沟通仅能用通讯软件进行，若对方迟迟不回应，手边工作就可能被迫延迟进行，不仅降低工作效率，也增加额外的沟通成本。

对此，优拓资讯规定，在远端工作的情况下，员工要暂离工作岗位，就算只是出门买个咖啡，都必须透过Slack确实回报；若已经在通讯软件中被标记（Tag），则需在工作中断之后的十分钟内回应，若工作无法暂停，则需在30分钟内先回应“等一下”、表情符号，或者请其他熟悉业务的同事代为回复，来避免沟通不顺畅、已读不回的现象。

第二，则是在各部门的每日例会方面，改成以“语音通话”加上“云端协作”的方式进行。黄钟扬表示，每日例会的精神，是设立一段时间内要达成的目标，并订定与更新每日工作进度，借此让员工自律、督促自己。因此，在远端工作的情况下，不仅不能取消，更要确实透过通讯软件与云端协作的工具来执行，比如用Line进行群组通话，并且开启Google云端共编文件来记录会议内容。

不过，有些会议碍于进行时间长（超过2个小时）、参与人数多（涉及多个部门），为了维持开会效率，仍然需要员工亲赴公司面对面开会，比如每周、双周进度会议、每月的跨部门策略会议等。对此，规范中也订定，员工赴公司开会时，需要配戴口罩，若因特殊状况无法前来，则会安排语音通话来同步开会。

尽管已经开始实行远端工作制度，但黄钟扬也说明，公司并无禁止员工进公司上班，员工仍可弹性选择办公地点，“尤其是家里环境不适合工作的员工，比起去咖啡厅，进公司办公可能是更好的选择。”对此，各部门主管也将主动了解员工的工作情形，以免因为工作环境不佳，反而降低生产力。

“我们公司一向很强调自律自主，目前看来，实施起来成效还可以，每个团队都会掌握平时的进度来工作。”黄钟扬表示，优拓资讯是第一次实行全体员工远端工作的制度，自年后开工以来还未满一周，也将根据疫情状况来决定恢复的时间，“不过最少会希望维持14天。”他说。文⊙翁芊儒