【居家办公实例：KPMG安侯建业】行动办公室全程串到家，千人外勤远距查账不用出门

“我们的办公室已经一片空荡荡，见不到几个人了。”KPMG安侯建业资讯长陈秋正打趣地说，该公司3月中旬才刚完成居家办公演练，接着就直接进入实战，让员工可以真的在家工作。截至目前，这家事务所已有三分之一的员工，大约800多人已经开始居家办公，甚至资讯部门也做好准备，将视疫情变化，随时可让全员在家办公。

但是，要做到所有员工都能居家办公，而且使用起来，就像在办公室那样，对于KPMG资讯部门来说，也不是件容易的事，尤其，KPMG在台湾员工超过2,500人，其中光是经常外勤的审计人员就占超过四分之三，这些人平时都必须到不同企业客户的办公室协助账务处理，甚至有的分公司地点并不在台湾，一旦改在家办公后，无法直接跟客户面对面沟通，如何完成查账作业，也成为该公司IT一大考验。

用远距线上交换资料查账，更以IP地址严格查验客户身份

由于KPMG安侯建业每天有9成员工都在外工作，几乎人手一台笔电、手机，为了让这些员工能够很快连回公司查找资讯或存取服务，该公司很早就打造具有行动力的办公室，不仅所有笔电内建VPN连线功能，员工透过VPN连线就能远端工作，在通讯方面，也采用行动MVPN，提供手机做为员工联络的行动分机，或是也能使用如微软Teams等工具来与顾客进行视讯讨论。后来，更导入行动化应用，至今推出近30款App都已装在员工手机里，让他们可以迅速找到自己想要的资讯。

但是当换成居家办公的时候，由于工作型态的改变，员工无法外出，原有的行动力就受到了限制，KPMG安侯建业原本的业务模式得有新的作法。

如中国武汉疫情大爆发，造成台湾许多审计人员无法到疫区查账时，金管会也准许改用视讯、扫描文件和传真方式，来替代无法直接到现场查账的情况。但是许多会计公司最担心的问题是，以前是审计人员当面确认取得所需账务查核资料，现在改为远端确认时，怎么确保中间传送资料的人是本人，就变得非常重要。

陈秋正也以自家的作法为例，为了要取得客户手上的账务资料，他们在疫情期间，使用了一套FileEX档案交换系统，来做为企业客户查账资料交换平台，这是资讯团队在去年底开发，并在今年1月推出上线的一个档案交换服务，让会计人员不用出门，就可以透过这个平台，直接跟客户交换资料，来进行后续查账作业。他说，刚好遇到这次疫情，也加速这套系统采用速度，至今已有数百家企业用它来传送账务资料。

他表示，这套系统还采用强度更高的身份验证机制，使用者须经过严格认证，才能将资料上传到这个平台，包括加入验证IP地址，确保是该客户专属，其次，承办人员的账号皆须经过双方认可后才启用，还要搭配一次性密码（OTP）来执行二次验证，待确认身份是本人以后，才能允许将档案上传，再由会计人员将其下载，来进行作业。

而这套系统本身也提供Log记录、版本控管，方便人员后续版本追踪与内容判断。他指出，如果采用一般E-Mail来传递，不仅会限制档案大小，也很难追踪，例如，一到忙季，会计人员可能要负责20个客户，每个客户传10个档案，档案一多时，就很难管理，透过这套系统，就可解决这个问题。

另一个居家办公产生的问题则是发生在员工家里网络。陈秋正也提到说，以往员工拜访企业用户使用对方提供网络，较不会有网络不稳的情况，但现在，因为上班地点是在自己家，每一个员工家中网络环境都不一样，就容易会有各种网络问题接连出现，如Wi-Fi讯号不稳、4G网络容易断线等，这是IT一大挑战，“因为我们很难确保所有员工家的网络，都是稳定的。”他直言。

为了改善这个问题，该公司资讯团队目前也有提供一个居家办公问答FAQ，员工遇到家里Wi-Fi网络不稳时，就可先依上面步骤依序排除问题，例如先改用有线来试，如果同样不行，就与电信公司联系协助处理，或是可以改用手机4G开分享给自己笔电来用。

早在今年1月底，中国武汉封城之后，KPMG安侯建业内部就马上召开紧急应变会议来研拟对策，当时公司高层就定调要朝向居家办公来规划，依照疫情发展，让员工可以在家远端办公，陈秋正也是该小组的核心成员之一，负责统筹相关防疫IT规划与执行。

但在员工在家演练前一个月，IT部门就已经提前展开了在家上班的沙盘推演。陈秋正先是将IT团队依工作性质分成A、B两组，当A组在家上班，B组就在公司留守，两组轮流在家上班，并经过三回合、近一个月的模拟演练。

在演练期间，他更要求，每位员工须确认所有在办公室的维运作业，都能在家完成。这些工作内容盘点出来就超过100项，不只开发、维运，就连从员工到职建账号、离职删账号、更改权限、报修程序、资安检核等都要考虑到，得逐一确认这些工作都能完成，“因为IT先要远端维运，员工才能够在远端工作，”他说，只有先透过事前演练，才能够让IT维运人员逐渐习惯在家工作，就连资讯软硬件设备，也要能调整支援远端维运的需求。

除了要能远端维运，资讯部门同样也要自己扮演使用者，亲自测试所有工作流程都能远端作业，如果发现不能在家完成的工作时，则要试着找出可行的替代方案。例如该公司的采购流程，从以前到现在都采传统人工纸上作业，没有完全电子化，陈秋正表示，这也让采购人员在家作业时，马上就会遇到问题。所以，他们想到临时的作法是，让员工在家先印出采购单签名并扫描后，再透过E-Mail方式传递来完成签核流程，才顺利跑完整个流程。

另外，他们在这次演练也发现到以前比较没有考虑到需要电子化的环节，印刷流程就是其中一项。

针对这些少数未e化的流程，先提供一些应急方式，暂时让员工在家也能完成作业，同时也正开发一个万用电子表单，能直接套用纸本表单的格式。

该所审计部门大约1,800名员工，3月初也加入在家演练行列，协助IT部门做压力测试，同样历经2回合共两天测试，他们除了定期监看连线人数，也会请员工来回上传、下载档案，来查看带宽变化情形来做动态调整。陈秋正表示，曾经单日测量到连线数最高达1,400人，而在一般家用100Mb宽频网络环境下，员工平均下载一个30MB档案约10秒完成，上载则在20秒内完成。

再者，他还会让每个部门员工模拟实际工作情境，包括小组成员开会以及与客户视讯沟通等。在完成顾问部和税务部演练之后，接下来，陈秋正表示，目前该公司已有三分之一的顾问与税务人员，加上半数后勤单位都已经陆续居家办公，甚至不只人事、柜台人员在家，更有超过一半以上的IT人员已改用远端维运，至于审计人员，目前则采机动方式配合执行。

他们意外发现很多工作在家就能完成，比如软件开发，只要事先订好工作进度，并定期回报，员工就不用进到办公室，这些经验都可作为未来工作分配的参考，等到疫情过去，考虑将居家办公变成一种常态。