行政系统引入AI

早前看面书创办人及首席执行官朱克伯格（ Zuckerberg ），出席美国国会听证会时，把整个对他的质询会，变为好似为那些国会议员上了一堂网络媒体科技常识堂（ Digital media Technology Literacy ），觉得啼笑皆非。这也正正反映要追上现在整个媒体科技的发展，要理解一些网络媒体生态和技术运作的简单原理，是现今非常重要的 Literacy 。

其实学生对于电子媒介的认识和使用深度，远超我们想像的多。要如何推动老师处理电子教学，并不是容易的事。我的方法是选择一些好的电子方案，把学校的日常行政电子化，让整个团队能慢慢进入和习惯用电子方法处理行政，在当中提升整个团队的资讯科技基础能力。

因此我选择了 Slack App ， Slack 是一个相当受欧美中小企受欢迎的企业用沟通软件，具备所有 WhatsApp 的功能，亦提供有以下的方案促进组织工作上的沟通：

1. 可以建立不同 Channel 进行讨论，讨论完便可以 Archive 内容以供日后搜寻之用。
2. 不同的 Channel 均可设立独立的 “Office Hour” ，在以外的时间发放的讯息，要对方主动开才见到。
3. 可以在讯息加入赞好手势，类似 Facebook 的 Like 而不会影响正常的讨论。
4. 所有讯息均可修改和删除。
5. 有提醒功能，可以提醒自己和其他人一些需要跟进的事情。

人工智能记录休假

大家可以浏览 Slack 官方网页了解其他强大功能，而我觉得最重要的是 Slack ，可以支援其他公司所研发的 App 。例如我学校的同事现在是使用一个叫 AttendanceBot App 来向我请假，如前述， AttendanceBot 支援Slack，因此会自动纪录所有请假，也可以汇出 Excel 作纪录。由于 Slack 有人性化的人工智能特性，因此于 AttendanceBot 执行时，可将 “Sick Leave Today” ，或者 “Sick Leave from 8 am – 9 pm” 的对话，系统就自动阅读这些“说话”纪录，然后再问是否需要再补充请假内容。

我全校所有同事都安装了 Slack ，根据 Slack 的报告，超过 70% 的同事是 Active User 。现在除了一些重要和 Official 的讯息会用电邮外，基本上我们团队的沟通都在 Slack 上处理。同事也会在一个全校的 Channel ，发放一些好消息，以及一些即时的重要宣布。

事实上在网络有不少有质素的 Apps ，只要找到好用和有质素的方案，就可以让同事感受到使用数码方法的好处，以及感受到应怎样善用这些电子媒体帮助工作和沟通。