备受老板和员工好评的差旅方案，背后有什么秘密？

近来, 各企业的差旅活动逐渐恢复正常, 但在差旅管理中存在的许多问题也在困扰着很多企业: 为员工安排差旅, 如何平衡差旅中的效率和体验问题? 如何为协同部门提效减负, 提升企业运转效率? 如何更有效、精准地进行差旅管控?

蜜雪冰城也面临着同样的挑战。

"我们的门店遍布全国 31 个省市自治区, 业务的快速发展要求产品和服务也必须跟上, 随之而来的是市场人员出差前往全国各地门店的工作频率也相应地大大增加。"蜜雪冰城差旅项目负责人表示:"为了给员工带来更好的差旅体验, 实现差旅流程简化和高效管理, 我们一直在寻找安全可靠的平台, 来帮助公司实现数字化管理转型。"

高频差旅下效率和体验如何平衡?

在蜜雪冰城, 市场同学一年常常要出差 300 多天, 经常不是在路上, 就是在酒店。在这样的背景下, 员工的差旅效率和体验变得格外重要。

之前, 员工差旅采用预先申请、个人垫付、事后报销的形式, 且涉及线下贴票和跨平台操作, 出差员工需要为报销专门留出时间。

经过多方市场调研, 蜜雪冰城选择与美团商企通合作。服务上线后, 依托美团平台稳定资源供给和技术支持, 蜜雪冰城员工可直接通过美团预订酒店、机票和火车票, 并可使用企业支付, 由企业对公结算统一开票。员工在预订过程中无需垫付, 也不必事后贴票报销。

差旅效率提高的同时, 员工的差旅体验也得到了提升。

在酒店预订方面, 美团拥有超 56 万家国内酒店资源, 范围覆盖全国超 2800 个县市区, 可满足员工在一二三线城市级乡镇的住宿需求, 部分酒店还可享受早餐权益和延迟退房权益。若员工选择预订直签协议酒店集团, 还可享受更低的订房折扣, 同等差标住更好酒店!

在机票预订方面, 美团国内直达航线覆盖率达到 100%, 与此同时, 美团已与 19 家航空公司实现直连, 享受专享优惠。若行程有变, 若行程有变, 员工还可进行灵活退改, 省时省事。

在火车票预订方面, 员工乘火车出差无需取票, 报销凭证集中归集。行程若发生变动, 火车票订单还可在线退改。

"截至目前, 我们已在全国范围内对美团商企通的服务进行了全面推广, 广受员工好评。"蜜雪冰城差旅项目负责人对节约的报销时间进行了估算:"数字化差旅方案应用后, 员工每次出差的平均报销时间减少了 90 分钟, 效率提升了 56%。"

高效协同如何帮协同部门提效减负?

除为员工保证差旅效率和体验外, 公司行政常常需要整理相关差旅数据, 为财务结算提供支持。但员工出差情况各异, 职务、事由、城市和天数等要素的统计, 占用了行政的精力和时间。据蜜雪冰城统计, 每月仅住宿票据就有 7000 张左右。

在使用美团商企通服务后, 员工差旅申请和结算转向线上化, 线下的住宿票据量得以大大减少, 释放了行政侧和财务侧大量精力, 也使行政和财务同学更加专注企业核心业务。

数据显示, 美团商企通服务上线后, 住宿票据量从此前每月 7000 张降至不足 500 张, 平均每年减少约 8 万张, 财务审核时间节约了 50%, 财务中心线上审核正确率超 95%。

与此同时, 数据分析和管控也更加透明化和智能化, 可以更有效地帮助企业进行费用控制。

差旅管控如何更有效、更精准?

随着企业的高速发展, 全国各地的业务也常常处在变化之中, 差旅政策需要进行灵活调整与管控。在这样的背景下, 灵活的差旅管控变得益发重要。

美团商企通服务上线后, 企业管理者可以通过"数字化差标"和"电子申请单"两种模式进行差旅管控。

其中, 在"数字化差标"管控模式下, 因不同或相同目的出差的员工, 企业都可以分别设置多个不同的差旅规则。还可灵活管理差旅标准, 支持整单企业支付、混合支付和合住差标叠加支付等支付方式。

若通过电子申请单管控模式, 员工提交出差申请, 管理者审批通过后, 员工可一站式完成酒店、机票、火车票和用车的预订。

此外, 行政同学可基于公司实际情况, 根据员工职务和出差城市灵活调整酒店标准, 也可在员工购买机票 / 火车票过程中设置更为精准的管控条件。

值得一提的是, 在疫情的影响下, 员工的活动轨迹记录也尤为重要。美团商企通可以通过差旅用车、差旅用餐等方式, 帮助行政同学闭环记录出差员工的活动轨迹, 为疫情防控提供必要支持。

蜜雪冰城差旅项目负责人表示:"美团商企通让员工差旅升级的同时, 也促使我们财务管理大大提效, 帮助蜜雪冰城加速了公司管理数字化的进程。"

美团商企通相关负责人表示:"美团商企通将不断完善产品功能, 持续优化用户体验, 为客户提供符合用户需求和应用场景的最优解决方案, 让企业消费变得更简单。"