【专家剖析】效法台积电分组办公模式，作业分流应注意的资讯与网络风险

本文作者∕杨博裕，跨国银行北亚地区资讯安全官

武汉肺炎（COVID-19）在台湾确诊病例突破100例时，台积电也同时于晚间在公开资讯观测站发表重大消息指出，该公司有一名员工确诊武汉肺炎，除要求曾近距离受感染员工接触者进行居家隔离外，台积电防疫委员会也立即宣布启动分组办公营运模式，透过作业分流（Split Operation）的方式，来降低同一单位或同一部门员工群聚感染，避免造成营运中断的风险。

身为首席运营官、资安长、营运持续管理负责人，面对武汉肺炎疫情持续升温，境外移入与社区感染成为组织营运持续管理真实与迫切的危机，如何带领组织超前部署，透过作业分流（Split Operation）与在家工作（Work from Home）方式，降低病毒对组织营运持续运作的影响已成为当务之急。本文旨在介绍如何规划与施行作业分流，并针对作业分流可能的风险提供建议。

什么是作业分流？

“作业分流”旨在降低因为群聚工作所产生传染病交互感染的风险，基本的概念，是将同一单位或同一部门的员工进行分隔，分隔方式可考虑“分组原地轮班工作”或者是“分组异地工作”。

所谓“分组原地轮班工作”，此种作业分流方式，原则上就是将员工分成两或多组，同一时间内，仅有一组员工在办公室内，透过轮班的方式，共享办公空间。以大家常见的概念解释，这种作业分流的方式跟高科技制造业作业员三班制作业，或者是电话客服中心轮班作业概念相似。对于缺乏异地备援办公空间的组织或企业，分组原地轮班工作是最经济的实行方式。

另外“分组异地工作”则是是将员工分成两或多组，然后让员工交换办公地点，交换的方式，建议将部分员工带着自己的业务，移动到不同楼层，甚至是不同大楼办公，但不建议同栋大楼同一楼层不同办公室交换。这种方式，适用于办公室分散于多个楼层或不同大楼，或备有异地备援办公空间的组织或企业。

如何规划作业分流？

作业分流应视为组织或企业营运持续计划的一部分，首席运营官、资安官、或营运持续管理负责人应召集并要求各单位业务代表，根据其业务属性与工作内容，将同仁进行分组，除了分组之外，各单位也要将作业分流期间，包括但不限于：工作地点、分工方式、交接方式、沟通模式、签核与代理人资格、需要资源等纳入营运持续计划中，并确保单位同仁了解作业分流模式与要求。

三大作业分流风险

作业分流常见的风险有三大类，首先，“跨指定办公区域活动风险”，因为作业分流在降低同一部门员工群聚感染的风险，若启动作业分流后，同部门不同组别的同仁因为不同的理由，在原办公地点与异地办公地点流动，若其中任何一人遭受感染，将会影响到另一组的同仁，而将失去作业风流的目的。

其次，“面对面会议风险”，即使是配戴口罩与勤洗手，员工在密闭空间交谈，仍是有交互感染的风险，因此需要避免。

最后，也是大家最容易忽略的“工作时间外社交活动风险”，部分主管或员工误认作业分流仅限于上班时间，事实上，工作时间外的社交活动，仍然有可能导致员工间交互感染的风险，因此同一部门不同组员工作时间外的社交活动也应该避免。

如何管理作业分流风险？

组织要降低作业分流的风险，必须事先规划相对应的减灾方式或管理手段，目前大致可分成七点来看。“定时消毒”是确保作业分流员工工作环境安全的重要关键，若采取分组原地轮班工作，不同组别工作人员在交接的过程中，当前一组同仁离开办公区域后，必须由专责人员对办公区域进行消毒，然后接续的组员再进入办公，而且要注意的是，不同组别人员在工作交接的过程中，不同组员彼此之间都不应有接触。

再者，透过“指定地点工作”也可以避免交叉感染的风险。关键点在于，要求员工在指定的固定楼层或大楼工作，严格禁止员工跨办公区域（楼层∕大楼）四处走动，尤其是与同部门、不同组同事接触，全体员工必须遵循此要求（无论是复核员∕督导∕直属主管），若有例外原则（如组别异动），应依照营运持续计划（BCP）核准决核流程，取得同意才能改变原始规划作业模式。

第三点就是要“保持社交距离”，为了避免人与人交流过程中的飞沫或接触传染，除了在办公区域戴口罩、勤洗手外，也要尽量减少身体接触。

第四点，“减少密闭空间交谈”，包括避免举行面对面（特别是五人以上）的会议，另外也应该减少在电梯内的交谈。

第五点，“使用办公室通讯工具”，当实体互动减少的同时，为了确保同仁间彼此联络工作仍可以保持顺畅沟通的程度，也应该善用公司提供的办公室通讯工具，例如：电话，企业版通讯软件，电子邮件等，以保持企业员工原有的生产力。

第六点则是以“电子取代纸本”，透过电子方式取代纸本方式交换与传递资讯，不仅提高沟通效率，也降低实体接触风险。

最后，也要做到“主动关怀不适同事”，疫情险峻之时，人与人之间虽然保持社交距离，但在交流与互动上仍应保有人的温暖关照，如果发现同事感到身体不适，除主动关怀同事身体状况外，并请主动通知主管、医务室、或营运持续管理相关单位，让身体不适同仁可以在第一时间受到应该有的医疗照护，也可以让相关主管掌握状况而能够有足够的因应能力。

台积电的分组办公是企业超前部署良好示范

随着疫情逐渐升温，病毒对于个人与组织的影响也越来越近，台湾目前的防疫措施，有效控制了疫情的蔓延，这样的成就国际间有目共睹，有这样的成就，主要归功于防疫单位“超前部署”来防范未然。

而台积电防疫委员会对于疫情积极的管理，立刻启动分组办公营运模式也带来很好的借镜。从这些经验，说明“超前部署”的必要，希望透过作业分流与其他营运持续管理措施，协助组织或企业顺利度过疫情的威胁、确保员工健康与维持组织运作。

【作者简介】

杨博裕

资讯安全与资讯风险管理领域服务逾15年，现任职于跨国银行担任北亚地区资讯安全官，主要负责北亚地区资讯风险管理相关业务；同时担任国际电脑稽核协会（ISACA）资讯风险治理咨询小组委员及证照命题小组委员，参与新版资讯风险治理架构及相关政策资讯的制定，并参与证照命题及讨论。

职涯经验中，曾协助多家跨国金融机构与高科技制造业创立资讯风险管理单位，熟悉资讯安全与资讯风险管理单位运作方式与价值。目前持有 CISA、CISM、CRISC,及 CFE等证照。