【居家办公实例：台湾世曦工程顾问】数百人远端3D绘图大挑战，2对策解超大档存取与精准操作

3月18日这天，台湾世曦工程顾问（以下称台湾世曦）第一次演练居家办公，才第一天就遇到了不小的考验，单是要让设计人员在家，也能够同样顺畅完成远端3D模型绘图作业，就让资讯团队伤透脑筋，尤其，绘图作业，讲究的是鼠标精准度，一旦操作稍有延迟，就会影响绘图精确性，甚至缺乏高速网络与快速资料存取架构，使用者在家连打开图都会有问题。对于台湾世曦IT来说，这是居家办公必须克服的挑战，甚至进一步还要做到线上多人协同绘图作业。

就在3月14日这天，在WTO宣布全球疫情大流行的两天后，台湾世曦马上采用分区办公方式来防疫，但同时间也正在紧锣密鼓准备几日后的居家办公的演练计划，因为台湾世曦的高层相当清楚，一旦疫情大爆发，严重甚至要封城的时候，居家办公就是最后手段，所以早在农历春节收假前的最后一天，他们就决定居家办公演练的计划。

远端存取数百MB的3D图档，连在家开启都有难度

台湾世曦公司的员工，以设计人员为主，光是台北总部大楼一千名员工当中，设计人员就占了三分之二。但在开始规划居家办公时，台湾世曦资讯团队马上就面临了一大挑战，就是需要建立超大档案远端资料存取的环境，来满足设计人员在远端绘图作业的需求。

台湾世曦资讯系统部副理张智钦就表示，设计工程师每一个完成的3D模型图档都是很大的档案，单是一个工程图档，就要数百MB大小，有时候，模型档案之间更互相关联，例如放在一个3D模型里面就有十多万个档案，而在工作储存区里，现在已累计上亿笔这样的设计图档，合计超过上百TB，也因为这些档案很大，只是要将图档资料下载到使用者端，对于网络都会造成沉重负担，更不用说，想要在使用者家里打开都有难度。

因为3D模型绘制对于硬件性能要求很高，张智钦表示，至少需要接近工作站，才能处理得来，但改为居家上班后，员工家里很难有这个环境，就算将应用程序安装到电脑里，连应用开启可能都是问题。

为了解决这个难题，台湾世曦IT团队的作法，就是透过远端桌面软件工具，让员工连回自己的电脑桌面来操作。张智钦说明，采用这种连线方式的好处，一来，就是它的操作习惯较接近办公室作业，无论取档案，或操作这些应用程序，就像在办公室一样，有助于降低使用门槛。二来，所有资料都留在企业内部，只透过网络传递画面到使用者家里电脑来呈现，所有存取都还是在公司电脑上完成，透过原有的端点稽核同样能管控得到，来降低资料外流的风险。

在决定资料存取方式以后，接下来，还要解决连线人数遇到爆量的问题。张智钦提到说，该公司原先已有导入虚拟桌面架构（VDI），透过虚拟机来支撑这些远端桌面的使用，但仅能容纳最多100位使用者同时上线，如果是平时要用还好，一旦遇到疫情恶化，得增加比现在多十倍的连线量时，现有的硬件架构就会撑不住，势必得要准备其他备案。最后采用了Splashtop这套云端远端连线工具，“简便、立即可行的方法，就是我们的优先选择。”他说。

张智钦也指出，在选择连线工具时，不但要考量到能迅速部署，对于既有办公环境跟资安影响，也要尽可能降到最低，就连操作界面也要优先选用有繁体中文的工具版本，来让员工迅速上手。

目前该公司是采用双轨并行的方式，让员工能够使用Splashtop工具连进公司自己桌面来作业，现今已有约百名员工使用，当有需要大规模在家办公时，IT人员就会增加连线数，来支撑这些员工在家办公所需。至于有些特定专业应用软件，则可使用本地端部署的VDI虚拟桌面来执行，同时也当作备援，以便在云端连线出现问题时，还可以透过VDI接手暂时提供原有连线服务。为了避免网络带宽拥挤，他们还重新调整基础网络环境架构，例如将公司对外网络连线速度加大，还独立出一条1G带宽以上的线路 ，提供给员工远端连线使用。

这种远端连线方式虽然方便，但还是有它的不足，尤其是在绘图作业的时候，操作容易会有延迟的情形，这是因为员工每一个操作鼠标动作，都会透过网络回传到公司电脑上再转成指令来执行，使用者再依据电脑上回传画面来执行操作，因为往返需要时间与运算处理，反应就没办法很即时，张智钦坦言，如果只是一般文书处理还好，一旦用于需要高精准度的3D绘图时，反应差个半秒钟，就很容易影响到绘图的精确性，“这也是为何用远端桌面操作绘图，仍无法取代在办公室作业的原因，”他也说，要达到像在办公室作业那样，除非是透过VPN连线方式，让员工把应用程序跟档案拿回家，才有可能很即时，但同样面临到软件部署的授权、员工网络环境，以及缺乏足够硬件等问题。

除了单人电脑作业，还有另一组专案团队正在测试以居家多人协同绘图，共同完成3D模型编辑作业，并以Zoom来进行线上讨论、画面分享。

不过，就算所有员工居家办公，在该公司里还是会预留一组IT人力在公司，不受到14天居家管理的限制，以便于必要时可以回到公司处理。尽管，台湾世曦早在十年前设计机房时，就有建立远端维运的机制，让员工可以在家远端作业，不需要大老远跑回公司维运，但还是有例外情况，如设备故障，或电源排插坏掉等，就得有人进机房，他也强调，在目前资讯架构下，除非是全公有云环境，否则机房里一些需要实体接触的操作，还是少不了。

台湾世曦于3月先后做完二次演练，第一次在家上班演练是3月18日，先是以各部门资讯联络窗口约30人为对象，接下来，一周后再进行第二次演练，这次人数则提高到100人，测试项目也不少，像是开启视讯会议、取得远端资源、远端桌面、即时通讯等，若员工演练遇到问题，IT人员也可透过远端连线反向连到员工电脑，来协助处理操作或硬件问题。虽然，这家公司近4成员工都有远距办公经验，但剩下6成员工，都是没有在家办公的新手，这些员工对于科技的接受度并不高，突然要他们改变原有作业习惯，难免会碰上反弹与阻力。而张智钦的解决方法，就是加强员工教育训练，透过定期举办线上、线下课程，让这些员工逐渐熟悉这样的工作环境。还有一份居家办公的操作指引，就放在该公司首页防疫专区里，让员工可以快速参考，里面也简单罗列出一些居家办公的参考事项，包括适用对象、网络操作环境、连网设备、系统环境等等。并依据演练结果来同步更新调整。

在完成演练以后，张智钦也考虑日后让员工可以弹性选择在家上班，而不单单只是模拟演练，并期望借由平常上班方式的改变，让这些员工可以更熟悉居家办公模式，IT也能从员工获得更多反馈，进而找到许多还未改善的问题。