【荣总全台分院HIS大升级实例】高荣屏东分院以目标管理取代时间管理，走出不一样的上线经验

高雄荣总屏东分院是这次台中荣总医疗资讯系统导入计划中，第6家正式上线的分院，也是南区导入分院中的第2家。相较于导入先行者分院，高荣屏东分院用PDCA目标导向方法，来规划导入工作。

特别的是，他们在整合测试阶段时，还借镜了医院评鉴常用的病人中心（PFM）检验手法，来全面检视测试流程，而非单一性聚焦于个别流程。这些方法，让屏东分院不仅在期限内完成每项导入准备任务，更快速提升编码品质、让人员迅速上手。他们用这些方法，走出不一样的导入经验。

用PDCA管理专案，以任务目标管理而非时间排程

“我们用PDCA来区分导入任务，而非以时间来安排工作，”高雄荣总屏东分院院长万树人一句话道出自家导入作法的最大不同。

在这次荣总分院HIS大升级计划中，台中荣总虽是负责系统输出的总院，但对于分院实际导入工作上，只提供了原则性的建议作法，包括了分院导入人力的安排建议（导入工作小组设计与职掌）以及分阶段的导入准备工作时程表，明列出上线前120天、90天、60天及上线后60天等4阶段该完成的工作项目。各分院就得根据这两项建议作法，依自己的能力来规划实际的每一项导入作业。

多数分院延续4阶段时程的工作项目，来规划更细的执行内容，但屏东分院就特别借镜了循环式专案管理方法论PDCA，来订定自家的HIS导入准备工作。PDCA是企业常用的专案管理方法，P是指计划、D是执行、C是检核、A则是行动，透过这4个步骤来确保能达成目标，也可说是一种目标导向式的专案管理方法。

屏东分院改用任务的分类角度，而非时间，将原本的导入工作分为4大类，对比到PDCA的四步骤，任务启动类工作是P步骤、基础建置类是D步骤，而原本的测试回馈工作则属于C步骤，而团队合作类工作则归到最后一项A步骤。

以任务启动的P步骤中，工作小组安排则依照中荣导入建议，设置了包括计价收费申报盘点测试小组、整合测试小组、上线情绪安抚小组、基本档与设定盘点测试小组、系统上线小组等5组。

但在工作进度管理上，屏东分院则采用台中荣总提供的新版工作进度表。有别于前几家先导分院，屏东分院工作期程表增加更多时间查核点，比如上线后60天、90天和120天等时间点及应完成的工作事项，还要求各阶段工作得提早10至15天完成。

接着，屏东分院以预定上线日2020年4月1日往回推，来规划工作任务的进度，每个月需分别完成硬件建置、流程模拟、新系统测试、全院双轨测试、上线等任务。

基础建置重点一：编码整合

重新按目标来调整计划后，接下来就是导入所需的执行阶段，也就是基础环境建置阶段。这阶段有3大任务要完成，包括最重要的编码整合、软硬件环境准备，以及教育训练（包含使用者测试）。

对屏东分院来说，编码整合工作特别费力，他们不只动用护理、病检、放射、药剂、临床和医管等部门，就连IT也一起加入。编码整合工作从编码盘点开始，接着是编码比对，梳理清楚后才建档维护。

在编码盘点阶段，团队展开大瘦身，舍弃了2年内没开立过的编码，将院内1万多个编码一下减少至3,000多个，降低数量的同时，也减轻后续总院编码比对的负担。接着，各单位分工一边梳理编码，一边还有IT部门每周抽查10％来检核。这个作法，“让编码错误率在第5周，就降到0%，”万树人说。

在编码管理上，团队还自建常用的编码套组，如检验套组、治疗码套组、科常用套组，就连特约单位身份折扣、床位和固定费用等也是，方便日后使用。

基础建置重点二：软硬件环境建置

然而，基础环境建置中，吃力的不只是编码整合，还包括软硬件环境建设。这个工作不只要准备预算，还要设置模拟环境、开发程式、建置战情中心和其他硬件设备等。

于是，屏东分院先是取得流程相似的新竹分院系统资料，作为导入样板，并进行系统转档参数设定，同时建置封闭环境和流程模拟环境。

完成系统落地准备后，再来是资料转作业。他们同样先汇入测试资料，再进行全院资料转档，同时，屏东分院还自建2支使用者端程式来补强新系统，像是员工基本当维护、分散式打印维护等。

特别的是，他们还借助已上线分院的力量，共同协作程式开发，比如嘉义分院协助建置急诊外挂报表，埔里分院协助调整叫号系统，而新竹分院则参与建置问题反映表单。

接下来，他们开始布建周边环境，包括全院终端环境、实验室资讯系统（LIS）和影像储传系统（PACS）仪器介接测试，并架设战情室中心，把周边硬件如全院分散式打印、条码机和扫描器等都安装设定完成。

软硬件环境准备好后，还有最后一步：教育训练。屏东分院针对院内医护人员、行政人员和各科室，设计了4大课程，包括专责维护人员训练、使用者操作训练、医师特训和各职类种子人员训练等。而且，为确保培训效果，屏东分院还实施实名制签到，每周更有专人追踪测试通过率。在严谨的把关下，屏东分院各职类人员的测试率，几乎在第6、第7周就达到100%了。

以PFM设计整合测试流程，其中又藏PDCA

除了导入专案采PDCA管理之外，特别在C步骤的整合测试阶段，屏东分院还参考了医院评鉴专用的病人中心（PFM）验证手法，来评估测试成效。

所谓PFM，是指以病人为中心，来查验医院处置病人的一系列流程，有别于过去单点式、只注重个别疾病治疗的查验方法。这个方法，将流程整合至测试案例中，以更全面的角度来检视新系统可行性。

接着，团队再次以PDCA循环来管理这个工作，依序分为案例设计、流程测试、问题检视、回馈修正等4个步骤。在案例设计阶段，他们参考先行者做法，盘点院内护理、内科、外科、行政和辅助等各单位，归纳出390项流程。

接着再根据台中荣总的测试原则，设计出屏东分院专属的流程测试查检表，在正式上线前三周，展开新旧系统并行的双轨测试。这些测试涵盖了完整的就医流程，从病人挂号、签床、住院、开立医嘱、离院，到最终的批价结账都包括在内。而这一串流程，考验著上百支程式的灵活力，像是门急住系统、检查检验、护理作业和药局作业等。

就在这三周内，他们完成了1万2千多个流程次的测试，并在第2、3周成功达标，甚至超过自订的每周至少测试20个案例的要求。

在测试过程，他们也设计一套问题处理机制，要是新旧系统双轨测试结果不一致，就以流程或系统问题来分类，若是流程问题，就参照已上线分院来改流程，若是系统问题，就透过Google表单向中荣反应。

不只如此，在测试阶段的最后一周，他们还请来高雄荣总和台南分院，共同设置测试脚本和个案，范围扩及医疗单位、检验单位、病房单位、放射科和医企室，如此的测试，最终也得到让人满意的结果。

以团队合作为最后一步，正式上线30分钟内解决1号病例

从PDCA的精神来看，团队合作也很重要，所以屏东分院全体动员，在导入前三周，开始向外宣导新系统将上线一事，也强调届时可能发生系统不稳，请就医民众体谅。不只发布官网公告和院内公告，他们更到村里据点宣导，甚至也派人到附近荣家机构说明。

另一方面，为应对上线当日可能出现的大排长龙队伍，屏东分院也安排了疏导动线、准备餐点，来安抚排队久候的民众。不只对外，他们对院内职员还准备了咖啡关怀。

一切就绪，2020年4月1日星期六凌晨0点0分，新急诊和住院系统正式上线，也迎来第1号病人。万树人回忆，当时屏东分院虽准备了模拟病例，但当时也来了一位真实的急诊病例，成为新系统的第1号考验。

“所幸，两位病例流程都在30分钟内解决，”他说。不过，4月6日星期一，正好是春假后上班第一天，也是屏东分院新门诊作业第一天，就诊人量高达932人，创下屏东分院新高。万树人虽然担心，但他认为“这正好是门诊的压力测试。”门诊系统当天也只延迟30至60分钟，“是非常好的结果，”再次证明PDCA的导入成效。

 高荣屏东分院重点作法 

１  以任务导向规划导入工作

 2  舍弃2年内未开立编码来瘦身

 3  借镜PFM流程检验手法

 4  与分院建立程式分享协作模式

 5  签到实名制教育训练

资料来源：高雄荣总屏东分院，iThome整理，2021年2月